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18.12.2017 - Fachartikel - Software
Schnelle Erstellung von Verträgen – so hilft Ihnen der AkquiseManager
(Initiative Mittelstand)
Der AkquiseManager unterstützt Sie bei der schnellen und unkomplizierten Erstellung von Vertragsdokumenten jeglicher Art. Ob bereits als Word-Datei bestehende Verträge, oder neu aufgesetzte Texte – in nur wenigen Schritten konfigurieren Sie Vorlagen so, dass sie für eine automatisierte Verwendung geeignet sind.
So unterstützt Sie der AkquiseManager bei der Vertragserstellung
Der AkquiseManager ist jetzt auch der Partner auf dem Gebiet der Erstellung von Vertragsdokumenten jeglicher Art. Das einmalige Anfertigen und Hochladen von standardisierten Vertragsvorlagen genügt. Die Verwendung Ihrer bereits als Word-Datei bestehenden Vertragsvorlagen ist selbstverständlich auch möglich. Zukünftig wird sich dann das System darum kümmern, alle wichtigen Informationen zum Ergänzen des Dokuments beim Bearbeiter abzufragen und automatisch an den passenden Stellen einzufügen. Ebenfalls können ganze Textpassagen, wie Sonderklauseln und Vereinbarungen, mit nur einem Klick hinzugefügt oder gelöscht werden. Die hohe Individualisierbarkeit erlaubt Ihnen daher auch, häufig verwendete umfangreichere Dokumente mit wenig Aufwand zu generieren.
Diese Vorteile bringt die standardisierte Vertragserstellung mit sich
Ob Kauf-, Miet-, oder Leasingvertrag, mit der einfachen und unkomplizierten Art der Erstellung im AkquiseManager wird eine schnelle Abwicklung dieses oft wiederkehrenden Prozesses gewährleistet. Durch Setzen von Pflichteingabefeldern können keine wichtigen Bestandteile vergessen, sowie Fehler vermieden werden. Die standardisierte Vorlage und das simple Einfügen von Informationen in vordefiniert Platzhalter garantiert ebenfalls eine permanent gleich aussehende Formatierung des fertigen Dokuments. Folglich entfallen lästige Korrekturen, von beispielsweise verrutschten Zeilenumbrüchen, oder versehentlich entstandenen Tippfehlern in Textbereichen, die eigentlich gar nicht der Bearbeitung bedurften. Ein perfekt gepflegter Auftritt und höchst professionelles Erscheinungsbild ist Ihrer Firma damit auch in diesem Bereich immer gewiss. Mit dieser Funktion werden in Ihrem Unternehmen nicht nur zeitliche Ressourcen eingespart, es besteht auch die Möglichkeit zur personellen Verschlankung des Vertriebsinnendienstes, welcher sich bisher immer mit Vertragserstellungen beschäftigte. Diese könnten aufgrund der einfachen Handhabung komplett auf alle Vertriebsmitarbeiter oder andere Sachbearbeiter aufgeteilt werden, sodass sich auch deutlich spürbare finanzielle Vorteile für Ihre Firma ergeben.
So generiert man ein Vertragsdokument im AkquiseManager
Das Vertragsdokument wird direkt in der Hauptansicht einer Kundenkartei generiert. Klicken Sie dort auf der rechten Seite unter „Verträge“ auf „Anlegen“. Daraufhin sehen Sie die Auflistung der Parametertitel, die Sie sich nach Belieben beim vorhergehenden Einrichten des Dokuments anlegen können. Im Dropdown-Menü am Anfang wählen Sie die gewünschte Vertragsvorlage aus und befüllen als Nächstes die Eingabefelder mit den entsprechenden Informationen zum Verkaufsobjekt. Pflichtfelder sind mit einem Stern markiert. Der Vertrag kann nicht erstellt werden, wenn nicht alle davon eine Eintragung erhalten. Textblöcke lassen Sie durch das Aktivieren von Kontrollkästchen bei Bedarf an die vorher definierten Stellen im Dokument einfließen oder nicht.
Wählen Sie „Speichern“ um die Vertragsangaben zu sichern und „Generieren“ um den AkquiseManager eine Word-RTF-Datei des fertigen Vertragsdokuments ausgeben zu lassen. Die Word-RTF-Ausgabedateien besitzen die gleiche Textformatierung wie die zu Beginn hochgeladene Schablone, welche als Basis dient. Sie können am Ende bei Bedarf nochmals manuell editiert, sofort ausgedruckt, oder gleich als schreibsichere PDF-Datei konvertiert und per E-Mail verschickt werden.
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