Lästige Exceltabellen, unübersichtliche Zettelwirtschaft und verwirrende Richtlinien: Das haben viele Geschäftsreisende im Kopf, wenn sie an ihre Reisekosten denken. Dabei könnte doch alles so viel einfacher sein. Warum und wie, fragen Sie sich? Ganz einfach! Gehen wir doch mal den vier Mythen zur automatisierten Reisekostenabrechnung auf den Grund:
Viele sind der Auffassung, eine automatisierte Reisekostenabrechnung lohne sich nur für große Unternehmen, doch das stimmt nicht! Es gibt Software zur Reisekostenabrechnung, die speziell auf die Größe der Unternehmen zugeschnitten ist. Concur ExpenseExpress, das Basis Paket für die automatisierte Reisekostenabrechnung beispielsweise, eignet sich für Firmen jeder Größe, die schnell und einfach in die professionelle Reisekostenabrechnung einsteigen möchten. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Lösung interessant.
Wer noch der Meinung ist, die Implementierung von Reisekostensoftware sei immer aufwändig und mit hohen Kosten verbunden, der irrt! Auch das beweist Concur ExpenseExpress. Die Lösung ist bereits nach deutschem Recht vorkonfiguriert und daher innerhalb von maximal vier Wochen einsatzbereit. Und weil sich der Aufwand in Grenzen hält – nur geringe Konfigurationsarbeiten notwendig sind und nicht in Hardware investiert werden muss, entfällt auch die Einrichtungsgebühr. So können Unternehmen schnell und sicher mit einer verlässlichen, standardisierten Lösung starten, bei der die Kosten nutzungsabhängig berechnet werden.
Reisekosten werden am besten in Ruhe am Schreibtisch erledigt. Ist das so? Nein, das ist eine veraltete Auffassung. Heutzutage können Mitarbeiter klassisch via Internet Browser oder aber auch mit ihrem Smartphone ihre Reisekostenabrechnungen erstellen. Eine mobile App ermöglicht ihnen eine zeitnahe und unproblematische Einreichung aller Kosten – und das bereits auf der Rückreise eines Geschäftstrips. Alle Belege lassen sich mit ExpenseExpress verlässlich und einfach mit der mobile App verwalten und speichern. Belege können abfotografiert werden und fließen dann mit einem Knopfdruck automatisch in das System ein. Leider sind mobile Apps zur Abrechnung von Reisekosten bisher aber nur bei 43 Prozent der Top-Unternehmen im Einsatz. Und das obwohl Nutzer damit 4,5 Stunden Zeit im Monat einsparen könnten.
Auch die Aussage „Fehler in der Reisekostenabrechnung können nicht ganz vermieden werden“ gilt nicht als Grund dafür, sich gegen eine automatisierte Lösung zu entscheiden. Die Fehlerquote bei eingereichten Reisekostenabrechnungen in Deutschland liegt bei 79 Prozent für kleine und bei 92 Prozent für mittelständische und große Unternehmen. Und auch wenn die Fehlerquote nicht auf null reduziert werden kann, kann sie doch mit einer automatisierten Lösung deutlich verringert werden. Unternehmen können ihre Richtlinien in ExpenseExpress hinterlegen und so ihre Mitarbeiter zum einen Schulen und zum anderen die Prüfprozesse wesentlich vereinfachen. Das beschleunigt den Prozess, verringert Fehler und führt insgesamt zu einer hohen Zeitersparnis.
Wer hätte es gedacht: Automatisierte Reisekostenabrechnungen können sich also für Unternehmen aller Größen eignen und helfen dabei sich von manuellen Prozessen, die Zeit rauben, ineffizient sind und außerdem auch noch fehleranfällig, zu verabschieden.
