itZEITUNG

Fehlerteufel Reisekostenabrechnung: Die häufigsten Fehler – und wie sie sich vermeiden lassen

Wer auf Geschäftsreise geht, kommt um die Reisekostenabrechnung nicht herum – für viele Mitarbeiter ein notwendiges Übel. Wie viel Mehrwertsteuer ist noch gleich bei einer Taxifahrt einzutragen? Und welchen Tages-Spesensatz gibt es, wenn eine eintägige Geschäftsreise bis nach Mitternacht andauerte? Das Reisekostenrecht erscheint oftmals kompliziert, doch alle Angaben müssen korrekt sein, damit das Budget schnell zurückerstattet werden kann. Insbesondere, wenn die Reisekostenabrechnung manuell zum Beispiel über Excel-Tabellen erfolgt, ist die Fehlerquote hoch. Der VDR fand in der Geschäftsreiseanalyse 2014 heraus, dass 92 Prozent der Reisekostenabrechnungen bei mittelständischen Unternehmen fehlerhaft eingereicht werden.

Einige Bereiche innerhalb der Reisekostenabrechnung sind besonders anfällig für Fehler. Hierauf sollten Geschäftsreisende besonders achten, wenn Sie ihren Rückerstattungsantrag stellen.

Die häufigsten Fehler entstehen durch Vertippen oder falsche Kommasetzung beim Eintragen von Beträgen. So werden aus 20,00 Euro schnell 200,00. Wenn dann nicht nachvollziehbar ist, wie der Betrag richtig lauten muss, wie wollen Sie das prüfen?
Schnell kann auch ein Jahreswechsel zu einer Stolperfalle werden. Statt 2015 tippt der Anwender noch 2014 ins System. Empfehlenswert ist eine saubere Trennung. Geschäftsreisen 2014 müssen sich zweifelsfrei den Bedingungen des vergangenen Jahres zuordnen lassen, Reisen 2015 den neuen Vorgaben des aktuellen Jahres.

Auch Fehler in der Angabe von Abwesenheiten und so veranschlagten Verpflegungspauschalen können steuerrechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber haben.

Ebenso muss in puncto Bewirtung darauf geachtet werden, was abgerechnet werden darf und was aus eigener Tasche bezahlt werden muss. Hier muss häufig auch zwischen steuerlichen Vorgaben und Unternehmensrichtlinien unterschieden werden.
Haben Geschäftsreisende keinen Beleg erhalten oder diesen verlegt, bedeutet dies nicht, dass sie auf den Kosten sitzen bleiben – sie können in diesem Falle einen Eigenbeleg schreiben. Das sollte aber nicht zur Routine werden, zumal ein Eigenbeleg mit dem Nachteil einhergeht, dass er keinen Abzug der Vorsteuer ermöglicht. Es handelt sich nämlich um keine ordnungsgemäße Rechnung.

Die manuelle Reisekostenabrechnung lädt regelrecht dazu ein, Beträge aufzurunden – vor allem dann, wenn die Originalbelege fehlen. Dies geht natürlich zu Ungunsten des Arbeitgebers. Zudem lässt sich dabei oftmals schlecht prüfen, ob der Erstattungsantrag zulässig und Richtlinienkonform ist.

All diese Stolperfallen lassen sich durch eine automatisierte Lösung vermeiden. Wird im Rahmen der Automatisierung zudem die Reisekostenrichtlinie mit ins System eingepflegt, so wird die Richtlinie im Buchungsprozess direkt angewandt.

Automatisierte Lösungen helfen Unternehmen bei Kosteneinsparungen, Zeiteinsparungen, Compliance Problemen und Risikoreduzierung. So wird die Reisekostenabrechnung vom lästigen Zeitfresser zur problemlos zu erledigenden Routineaufgabe. Fehler werden ganz automatisch schon während der Eingabe erkannt – und können direkt behoben werden. Und Mitarbeiter sparen im Monat durchschnittlich 4,5 Stunden Zeit*, die sie stattdessen in ihr Kerngeschäft investieren können.

*VDR Geschäftsreiseanalyse 2014

•	Wie Sie Ihren Geschäftsreiseprozess gewinnbringend automatisieren können, erfahren Sie hier

zur Veröffentlichung