Karlsruhe, 09.12.2025 (PresseBox) - Wenn das alte Planungstool an seine Grenzen kommt: Wie Papershift den Umstieg auf moderne Zeiterfassungssoftware erleichtert

Kennst du das Gefühl, wenn dein altes Planungstool immer häufiger Probleme macht und du merkst, dass ein Softwarewechsel eigentlich längst überfällig ist? Viele Unternehmen kämpfen mit fehlerhaften Schichtplänen, verlorenen Excel Listen, unklaren Arbeitszeiten und chaotischen Abwesenheitsprozessen. Besonders im Mittelstand kostet das wertvolle Zeit und Nerven.

Trotzdem zögern viele beim Wechsel, weil sie den Aufwand größer einschätzen, als er tatsächlich ist. Moderne Zeiterfassungssoftware und digitale Personaleinsatzplanung sorgt heute dafür, dass der Umstieg sicher, entspannt und ohne Unterbrechungen gelingt. Und genau darum geht es in diesem Artikel. 

Warum Unternehmen ihren Systemwechsel in der Zeiterfassungssoftware irgendwann planen müssen

Viele Teams bleiben lange bei ihren alten Systemen. Doch irgendwann ist klar, dass der Aufwand zu groß wird und die Tools nicht mehr zu den heutigen Anforderungen passen.

Typische Signale dafür sind:

Dienstpläne sind fehleranfällig und dauern zu lange

Excel Tabellen werden unübersichtlich

Abwesenheiten fehlen oder kommen verspätet an

Projektzeiten lassen sich nicht sauber zuordnen

Mobil arbeitende Teams wie Handwerk oder Pflege erfassen Zeiten unterschiedlich

Änderungen erreichen das Team nicht rechtzeitig

Der Support beim alten Tool reagiert langsam oder unpersönlich

Spätestens dann ist es Zeit für digitale, mobile und cloudbasierte Lösungen wie Papershift. Eine Plattform, die Zeiterfassung, Dienst- und Personaleinsatzplanung in einer Lösung vermittelt. Das schafft Überblick und reduziert Fehler.

Wechsel ohne Zusatzkosten macht den Übergangszeitraum überraschend einfach

Viele Unternehmen erleben beim Softwarewechsel eine angenehme Überraschung. Ein moderner Umstieg erfolgt nicht mehr von einem Tag auf den anderen. Mit Papershift kannst Du das System vollständig testen, während Dein altes Tool weiterläuft. Das spart Stress und Kosten.

Wie funktioniert der Übergangszeitraum bei Papershift?

Bis zu 6 Monate ohne Zusatzkosten nutzen

Zeiterfassung mobil, am Terminal oder im Browser ausprobieren

Abwesenheiten und Dienstpläne einrichten

Das Team entspannt onboarden

So kannst Du den Wechsel Schritt für Schritt vorbereiten und erst starten, wenn alles sitzt.

Welche Funktionen sollte eine moderne Software für Zeiterfassung haben?

Während der Testphase merken viele Unternehmen, wie viel einfacher der Arbeitsalltag nach einem Softwarewechsel werden kann. Moderne Tools bieten deutlich mehr als reine Zeiterfassung.

Digitale Zeiterfassung in Echtzeit

Für Büro, Baustelle, Handwerk und Pflege. Auch als mobile Arbeitszeiterfassung verfügbar.

Dienstplanung und Personaleinsatzplanung

Ein digitaler Dienstplan Planer macht Schichten verständlicher und vermeidet Fehler.

Self Service für Mitarbeitende

Mitarbeitende können Schichten tauschen, Zeiten einsehen und Anfragen stellen.

Damit entsteht ein System, das den gesamten Arbeitsalltag unterstützt und Abläufe spürbar vereinfacht.

Praxisbeispiel aus der Pflege. Wie ein Unternehmen den Umstieg meistern kann

Nehmen wir an, ein Pflegedienst möchte ein neues System für Dienste, Zeiten und Abwesenheiten zu nutzen. Die Nutzung von Excel-Tabellen ist unübersichtlich geworden. Dank Papershift wird die Umstellung über den kostenlosen Übergangszeitraum entspannt.

Der Pflegedienst hat nun die Möglichkeit,

in Ruhe alles kennenzulernen.

alle Daten zu übertragen.

Routine in der neuen Excel Alternative zu entwickeln.

Und das alles bis zu sechs Monate kostenlos, solange die alte Software noch aktiv ist.

Tipps für einen besonders reibungslosen Softwarewechsel zu neuen Einsatzplanungstools

Was sollte man beim Wechsel einer Zeiterfassungssoftware eigentlich beachten? Einige Punkte haben sich bewährt, um den Softwarewechsel entspannt zu gestalten:

Das Team früh einbinden

Wenn Mitarbeitende früh testen können, steigt die Akzeptanz.

Daten sauber übertragen

Mit einer Vorlage und dem Support gelingt der Import problemlos.

Mobil testen

Gerade im Handwerk oder auf Baustellen ist mobile Zeiterfassung entscheidend.

Diese Schritte helfen dabei, den Umstieg entspannt vorzubereiten und das neue System ohne unnötige Unterbrechungen in den Arbeitsalltag zu integrieren.

Fazit. Dank Papershift ist ein Softwarewechsel viel einfacher als viele denken

Ein Softwarewechsel wirkt oft kompliziert. Mit modernem Support, einem kostenlosen Übergangszeitraum und einer kompletten Suite aus Zeiterfassung, Dienst- und Einsatzplanung verläuft er jedoch überraschend einfach.

Unternehmen profitieren sofort:

Weniger Fehler

Weniger Papierkram

Mehr Transparenz

Moderne digitale Abläufe

Entlastung für HR und Teamleitungen

Der Umstieg öffnet die Tür zu einer zeitgemäßen, klaren und effizienten Personalplanung. Weitere Infos zum Wechsel findet man hier.

FAQ zum Wechsel zu Papershift

Wie funktioniert der Wechsel aus Excel oder anderen Tools?

Im Expert Support übernehmen wir die komplette Einrichtung und Migration für Dich. In Basic und Plus erhältst Du klare Importvorlagen und persönliche Begleitung. Während der bis zu sechsmonatigen kostenfreien Phase kannst Du Papershift parallel nutzen, bis alles vollständig übernommen ist.

Dauert der Wechsel zu Papershift lange?

Das hängt ein bisschen davon ab, wie komplex Deine aktuelle Struktur ist. Die Übergangsphase ist bis zu sechs Monate kostenlos möglich. In dieser Zeit kannst Du Dein Team Schritt für Schritt einarbeiten und alle Abläufe sauber übernehmen, ohne unter Druck zu stehen.

Gehen meine Daten verloren?

Du musst nichts bei null neu anlegen. Unser Team hilft Dir bei der Einrichtung und beim Übertragen Deiner Daten, damit alles korrekt ankommt und Du direkt mit deinen gewohnten Informationen weiterarbeiten kannst.

Wer ist bei der Umstellung meiner Software für mich da?

Während der Umstellung begleitet Dich unser Customer Success Team persönlich. Du hast Ansprechpersonen, die Dir helfen, Fragen klären und Dich sicher durch den Prozess führen.

Ist der Softwarewechsel wirklich kostenlos?

Ja. Wenn Du ein Zweijahres Paket mit mindestens 20 Mitarbeitenden buchst, ist die komplette Übergangsphase von bis zu sechs Monaten kostenlos für Dich. In dieser Zeit kannst Du Papershift parallel zu Deiner bisherigen Software nutzen, ohne zusätzliche Kosten oder Risiken. Spätestens nach dieser Phase beginnt die reguläre Abrechnung Deines gewählten Pakets.

Kann ich während der Umstellung wie gewohnt weiterarbeiten?

Ja, absolut. Deine bisherige Software läuft ja während der Kündigungsfrist oder Restlaufzeit ganz normal weiter.