Flensburg, 10.11.2026 (PresseBox) - Die GRUBE KG ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen in dritter Generation und seit 1945 auf Produkte für Forstwirtschaft, Jagd, Outdoor und Arbeitsschutz spezialisiert. Mit über 400 Mitarbeitenden europaweit und mehreren 100.000 versendeten Paketen pro Jahr zählt GRUBE zu den etablierten Händlern seiner Branche.

Das Unternehmen vertreibt sein Sortiment über verschiedene Kanäle: mehrere Webshops für unterschiedliche Markenauftritte, Filialen, Kataloge, Marktplätze sowie eine eigene App. Das Sortiment umfasst unter anderem Produkte für die Forstarbeit, Outdoorausrüstung, Arbeitsschutz-, Garten- und Jagdzubehör.

Prägend für das Geschäftsmodell sind die breite Sortimentskompetenz und der Geräte-Service mit Werkstatt sowie die Kombination aus E-Commerce, Filialgeschäft und spezialisierten Vertriebsprozessen.

Gewachsene Individualsoftware stößt an ihre Grenzen.

Auslöser für das Projekt war eine rund 30 Jahre alte ERP-Individualentwicklung, die über viele Jahre hinweg an die Anforderungen von GRUBE angepasst worden war. Mit zunehmender Prozesskomplexität und steigenden Anforderungen im E-Commerce stieß die Systemlandschaft jedoch zunehmend an technische und organisatorische Grenzen. Insbesondere die hohe Individualisierung erschwerte Weiterentwicklungen, gesetzliche Anpassungen und die Integration moderner Handelsprozesse.

GRUBE suchte daher nach einer skalierbaren ERP-Lösung mit stabiler technologischer Basis, langfristiger Weiterentwicklung und dennoch ausreichend Flexibilität für individuelle Prozesse. Entscheidende Kriterien waren neben der offenen App-Struktur insbesondere das vorhandene Prozessverständnis im E-Commerce sowie die Möglichkeit, spezielle Anforderungen weiterhin effizient abzubilden.

Die besondere Herausforderung bestand darin, die über Jahre gewachsenen und teilweise hochspezialisierten Prozesse in eine moderne Standardplattform zu überführen, ohne dabei die individuellen Anforderungen des Unternehmens zu verlieren.

Agiles ERP-Projekt mit komplexen Handelsprozessen.

Das Projekt startete Ende 2023 mit ersten Workshops zur Analyse der bestehenden Prozesse. Nach Abschluss der Workshops begann im Juni 2024 die Implementierungsphase. Im Fokus standen dabei sechs Mandanten sowie zahlreiche individuelle Abläufe aus den Bereichen Handel, Logistik und Service. Diese wurden im Rahmen des Projekts teilweise neu konzipiert und an die Standardprozesse innerhalb von diva angepasst.

Die Umsetzung erfolgte agil und in enger Zusammenarbeit zwischen GRUBE und MAC. Die Key-User von GRUBE erhielten frühzeitig Zugriff auf das System und konnten so die Prozesse bereits während der Umsetzung kennenlernen, testen und aktiv optimieren. Besonders positiv wirkte sich dabei auch der umfassend vorbereitete Testkatalog von GRUBE aus. Dadurch konnten Integrations- und Performancetests weitgehend eigenständig durchgeführt werden.

Der Go-Live erfolgte am 12. September 2025, wobei bereits direkt nach dem Echtstart erste Aufträge erfolgreich verarbeitet, Logistikbelege erzeugt und erste Pakete versendet werden konnten.

diva als zentrale Plattform für ERP, Logistik und E-Commerce-Prozesse.

Mit diva führte GRUBE eine zentrale ERP-Plattform ein, die heute wesentliche Handels-, Logistik-, Filial- und Finanzprozesse integriert abbildet.

Implementiert wurden unter anderem Lösungen und Module für:

zentrale Logistik- und Marketingprozesse

Finanzbuchhaltung und Business Intelligence (Power BI)

Auftragsfertigung und Preisfindung

E-Commerce- und Filialprozesse (inkl. der Kassenlösung poseidon)

mobile Datenerfassung (MDE)

Ergänzt wird die Systemlandschaft durch verschiedene angebundene Drittsysteme und Zusatzlösungen, darunter die Shop- und PIM-Lösungen novomind iShop und iPIM, Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen von Easy sowie Anwendungen für Bonitätsprüfungen und Payment-Prozesse.

Darüber hinaus wurden mehrere individuelle Anforderungen umgesetzt. Dazu zählen eine vollständig überarbeitete Preiskalkulation und -findung, spezielle Verwaltung von Prüfdokumenten für regulierte Produkte wie Munition oder Chemikalien sowie ein erweitertes Angebots- und Servicemodul.

Höherer Automatisierungsgrad und schnellere Prozesse.

Mit der Einführung von diva konnte GRUBE zahlreiche Prozesse automatisieren und vernetzen, wodurch sich zentrale Abläufe nun deutlich effizienter gestalten lassen. Während im Altsystem viele Aufträge noch manuell bearbeitet werden mussten, laufen heute große Teile der Prozesskette automatisiert ab. So konnte der manuelle Aufwand im Auftragsdurchlauf deutlich reduziert werden. Gleichzeitig sank die Fehlerquote in der Auftragsbearbeitung durch die durchgängige Systemintegration. Auch die Kommunikation mit den Shopsystemen sowie Zahlungs- und Zuordnungsprozesse laufen heute stabiler und effizienter ab.

Weitere Verbesserungen zeigen sich unter anderem in der Angebotsverwaltung, der Preisfindung sowie bei automatisierten E-Mails und Reportings. Zudem stehen heute dank der integrierten BI-Auswertungen Kennzahlen für Marketing und Planung deutlich früher zur Verfügung, da sie sich rund dreimal schneller auswerten lassen als zuvor. Aufbauend auf den bereits erzielten Fortschritten werden einzelne spezielle Prozesse im laufenden Betrieb weiterentwickelt, um das angestrebte Zielbild zu erreichen.

»Mit diva verfügen wir heute über eine leistungsstarke und zukunftssichere ERP-Software, die unsere komplexen Anforderungen im E-Commerce gut abbildet. Besonders überzeugt haben uns die Flexibilität der Lösung sowie das Verständnis der MAC für unsere spezifischen Anforderungen«

Dr. Gunther Grube, geschäftsführender Gesellschafter der GRUBE KG