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Workflow-Management schafft Freiräume, damit Pflegekräfte wieder mehr Zeit für Patienten haben
IWiG ? Zeit ist die knappste Ressource der Pflege
Telgte, 25.06.2026 (PresseBox) - Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis ? Innovationen im klinischen Workflow-Management
Der Fachkräftemangel in der Pflege gehört zu den größten Herausforderungen des Gesundheitswesens. Gleichzeitig steigt der Versorgungsbedarf kontinuierlich. Patienten sind älter, multimorbider und benötigen eine intensivere Betreuung. Pflegekräfte leisten unter diesen Bedingungen täglich Außergewöhnliches und sorgen trotz hoher Belastungen für eine sichere und qualitativ hochwertige Versorgung.
Dennoch entsteht im klinischen Alltag häufig ein Spannungsfeld: Die Anforderungen an die Pflege wachsen, die verfügbare Zeit für die direkte Patientenversorgung hingegen bleibt begrenzt. Ursache hierfür sind oftmals nicht die Mitarbeitenden selbst, sondern historisch gewachsene Strukturen, komplexe Abläufe und zahlreiche organisatorische Anforderungen, die sich über Jahre hinweg entwickelt haben.
Viele Arbeitsunterbrechungen entstehen beispielsweise durch Informationslücken, Medienbrüche, Abstimmungsbedarf zwischen Berufsgruppen, Wartezeiten oder nicht optimal aufeinander abgestimmte Prozesse. Für sich genommen erscheinen diese Zeitverluste oft gering. In ihrer Summe binden sie jedoch wertvolle Arbeitszeit, die an anderer Stelle für Patienten, Angehörige und die interprofessionelle Zusammenarbeit fehlt.
Die zentrale Frage lautet daher nicht nur, wie zusätzliche personelle Ressourcen gewonnen werden können. Ebenso wichtig ist die Frage, wie die vorhandene Zeit im Versorgungssystem bestmöglich genutzt werden kann.
Genau hier setzt modernes Workflow-Management an. Im Mittelpunkt steht nicht die einzelne Tätigkeit, sondern der gesamte Versorgungsprozess. Ziel ist es, Arbeitsabläufe transparent zu machen, unnötige Prozessschritte sichtbar werden zu lassen und systematisch zu beseitigen. Dadurch entsteht Freiraum für die Aufgaben, die den eigentlichen Kern professioneller Pflege ausmachen.
Der vom Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) entwickelte Workflow-Management Life Cycle verfolgt genau diesen Ansatz. Pflegekräfte analysieren ihre Arbeitsabläufe selbst, identifizieren Zeitfresser und gestalten Verbesserungen aktiv mit. Die Erfahrung zeigt: Die größten Potenziale liegen häufig nicht in zusätzlichen Ressourcen, sondern in der Reduzierung von Verschwendung innerhalb bestehender Prozesse.
Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG), formuliert es so: ?Die knappste Ressource im Krankenhaus ist nicht immer das Geld, sondern meist die Zeit der Mitarbeitenden. Wer Pflege verbessern will, muss deshalb zuerst die Prozesse verbessern.?
Dabei geht es nicht um eine weitere Verdichtung der Arbeit. Im Gegenteil: Ziel ist es, unnötige Belastungen zu reduzieren und Pflegekräften mehr Zeit für ihre eigentliche Aufgabe zu verschaffen. Jede vermiedene Rückfrage, jeder gesparte Weg und jede beseitigte Doppelarbeit schafft Freiräume für die direkte Versorgung der Patienten.
Die Diskussion über die Zukunft der Pflege sollte daher um eine wichtige Perspektive erweitert werden. Neben Personalgewinnung und Finanzierung braucht es einen konsequenten Blick auf die Gestaltung der Arbeitsabläufe.
Fazit
Mehr Zeit für die Pflege entsteht nicht automatisch durch mehr Personal. Sie entsteht vor allem durch intelligente Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und die konsequente Beseitigung von Zeitfressern im Arbeitsalltag. Kliniken, die ihre Abläufe systematisch analysieren und verbessern, schaffen nicht nur bessere Arbeitsbedingungen, sondern stärken zugleich Versorgungsqualität, Mitarbeiterzufriedenheit und Zukunftsfähigkeit. Die entscheidende Frage lautet deshalb: Wie viel der verfügbaren Pflegezeit kommt tatsächlich beim Patienten an?
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Kostenfreie Sprechstunde
Der Fachkräftemangel in der Pflege gehört zu den größten Herausforderungen des Gesundheitswesens. Gleichzeitig steigt der Versorgungsbedarf kontinuierlich. Patienten sind älter, multimorbider und benötigen eine intensivere Betreuung. Pflegekräfte leisten unter diesen Bedingungen täglich Außergewöhnliches und sorgen trotz hoher Belastungen für eine sichere und qualitativ hochwertige Versorgung.
Dennoch entsteht im klinischen Alltag häufig ein Spannungsfeld: Die Anforderungen an die Pflege wachsen, die verfügbare Zeit für die direkte Patientenversorgung hingegen bleibt begrenzt. Ursache hierfür sind oftmals nicht die Mitarbeitenden selbst, sondern historisch gewachsene Strukturen, komplexe Abläufe und zahlreiche organisatorische Anforderungen, die sich über Jahre hinweg entwickelt haben.
Viele Arbeitsunterbrechungen entstehen beispielsweise durch Informationslücken, Medienbrüche, Abstimmungsbedarf zwischen Berufsgruppen, Wartezeiten oder nicht optimal aufeinander abgestimmte Prozesse. Für sich genommen erscheinen diese Zeitverluste oft gering. In ihrer Summe binden sie jedoch wertvolle Arbeitszeit, die an anderer Stelle für Patienten, Angehörige und die interprofessionelle Zusammenarbeit fehlt.
Die zentrale Frage lautet daher nicht nur, wie zusätzliche personelle Ressourcen gewonnen werden können. Ebenso wichtig ist die Frage, wie die vorhandene Zeit im Versorgungssystem bestmöglich genutzt werden kann.
Genau hier setzt modernes Workflow-Management an. Im Mittelpunkt steht nicht die einzelne Tätigkeit, sondern der gesamte Versorgungsprozess. Ziel ist es, Arbeitsabläufe transparent zu machen, unnötige Prozessschritte sichtbar werden zu lassen und systematisch zu beseitigen. Dadurch entsteht Freiraum für die Aufgaben, die den eigentlichen Kern professioneller Pflege ausmachen.
Der vom Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) entwickelte Workflow-Management Life Cycle verfolgt genau diesen Ansatz. Pflegekräfte analysieren ihre Arbeitsabläufe selbst, identifizieren Zeitfresser und gestalten Verbesserungen aktiv mit. Die Erfahrung zeigt: Die größten Potenziale liegen häufig nicht in zusätzlichen Ressourcen, sondern in der Reduzierung von Verschwendung innerhalb bestehender Prozesse.
Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG), formuliert es so: ?Die knappste Ressource im Krankenhaus ist nicht immer das Geld, sondern meist die Zeit der Mitarbeitenden. Wer Pflege verbessern will, muss deshalb zuerst die Prozesse verbessern.?
Dabei geht es nicht um eine weitere Verdichtung der Arbeit. Im Gegenteil: Ziel ist es, unnötige Belastungen zu reduzieren und Pflegekräften mehr Zeit für ihre eigentliche Aufgabe zu verschaffen. Jede vermiedene Rückfrage, jeder gesparte Weg und jede beseitigte Doppelarbeit schafft Freiräume für die direkte Versorgung der Patienten.
Die Diskussion über die Zukunft der Pflege sollte daher um eine wichtige Perspektive erweitert werden. Neben Personalgewinnung und Finanzierung braucht es einen konsequenten Blick auf die Gestaltung der Arbeitsabläufe.
Fazit
Mehr Zeit für die Pflege entsteht nicht automatisch durch mehr Personal. Sie entsteht vor allem durch intelligente Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und die konsequente Beseitigung von Zeitfressern im Arbeitsalltag. Kliniken, die ihre Abläufe systematisch analysieren und verbessern, schaffen nicht nur bessere Arbeitsbedingungen, sondern stärken zugleich Versorgungsqualität, Mitarbeiterzufriedenheit und Zukunftsfähigkeit. Die entscheidende Frage lautet deshalb: Wie viel der verfügbaren Pflegezeit kommt tatsächlich beim Patienten an?
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Über "Deutsche Gesellschaft für Workflow-Management im Gesundheitswesen (DGWMiG) e.V.":
"Wir ermutigen Einrichtungen im Gesundheitswesen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden."